RUMAH SI-MANAJEMEN
Semua tagihan tamu bisa dijadikan nol (balance) dengan berbagai cara pembayaran. Metoda pembayaran tersebut meliputi : pembayaran tunai, dengan kartu kredit, transfer, voucher, garansi, dan kombinasi.a. Pembayaran tunai sepenuhnya
Pembayaran tunai secara penuh pada saat check-out menyebabkan sistem akunting menjadi balans. Kasir Kantor Depan harus memberikan tanda paid (lunas) pada folio.
b. Pembayaran dengan kartu kredit
Bila pada saat check-out tamu menyatakan akan menyelesaikan pembayaran dengan kartu kredit, maka kartu kredit tamu diminta lalu dicetak dalam mesin imprinter. Dengan memasukkan nomor kartu dan meminta sejumlah uang untuk pembayaran tersebut, mesin yang sudah on-line dengan perusahaan kartu kredit itu akan memberikan jawaban. Jawaban dari mesin tersebut bisa saja approved, call atau hold. Bila jawaban dari mesin approved berarti permintaan uang itu disetujui. Biasanya akan muncul nomor persetujuan yang dikenal sebagai approval code. Bila jawaban mesin adalah call berarti kasir harus menghubungi pihak perusahaan kartu kredit atau bank yang mengeluarkan kartu kredit tersebut. Bila jawaban hold , kartu tersebut harus ditahan karena kemungkinan besar sudah di-black list (daftar hitam). Bila kasir mengembalikannya pada pihak bank atau perusahaan kartu kredit yang bersangkutan, biasanya akan diberi hadiah berupa uang.
c. Pembayaran dengan sistem transfer
Seperti halnya pembayaran dengan kartu kredit, dalam sistem pembayaran transfer pun biasa dilakukan pemindahan dari lejer tamu (guest ledger) ke lejer kota (city ledger). Untuk proses transfer ini tamu harus menandatangani posting bill.
d. Pembayaran dengan sistem Voucher
Voucher dapat diperoleh dari pihak travel agent, perusahaan atau dari hotel itu sendiri. Voucher dapat digunakan untuk check-in. Yang dapat dibayar oleh voucer adalah apapun yang tercantum di dalamnya. Misalnya didalam voucher dikatakan hanya berlaku untuk pembayaran kamar dan makan pagi, maka pembayaran di luar makan pagi dan kamar harus ditanggung sendiri oleh tamu.
e. Pembayaran denagn menggunakan surat garansi
Surat garansi (guarantee letter) dikeluarkan oleh perusahaan terhadap hotel, bila kedua pihak telah melakukan kontrak perjanjian. Bila perjanjian belum dibuat dengan pihak hotel, surat garansi tidak berlaku. Contoh perusahaan yang dapat memberikan garansi kepada karyawan pada status jabatan tertentu adalah Pertamina. Dan tentu masih banyak contoh yang lain. Bila dalam garansi dikatakan all account artinya semua transaksi tamu akan dibayar oleh perusahaan. Tapi tidak semua garansi menyatakan demikian. Ada pula yang menyebutkan room, meals and laundry. Artinya kamar, makan dan pencucian pakaian akan dibayar oleh perusahaan. Pada saat check-out, tamu pemegang surat garansi harus menghubungi pihak Kasir Kantor Depan untuk menandatangani semua transaksi yang dibuat (print bill).
f. Pembayaran dengan cara kombinasi
Pembayaran dengan cara kombinasi bisa bermacam-macam. Sebagai contoh, tamu check-in dengan menggunakan voucher. Dalam voucher dikatakan hanya berlaku pembayaran kamar saja. Maka pada saat check-out tamu akan membayar sisa transaksi dengan tunai, kartu kredit atau atau cara pembayaran lainnya. Contoh lain sistem pembayaran koordinasi adalah cash dan kartu kredit, voucher dan cash, surat garansi dan kartu kredit, traveller cheque dan kartu kredit dan lain sebagainya.
g. Check-out Terlambatan
Karena kesibukan bisnis yang belum selesai atau karena alasan lain terkadang seorang tamu memperpanjang waktu tinggal hingga melebihi batas waktu check-out yang ditentukan hotel. Dalam hal ini ada kebijaksanaan hotel yang berlaku. Bila kondisi hotel sedang sepi (low season), hotel membebaskan biaya tambahan bila perpanjangan waktu hanya satu jam. Sementara bika kondisi hotel sedang penuh atau peak season, akan dikenakan biaya tambahan.
h. Beberapa Sistem Check-out
Untuk check-out tamu dapat melakukan berbagai cara, antara lain dengan Express Check out, Normal Check-out dan Self Check-out.
h.1. Exprees Check-out
Untuk melakukan express check-out biasanya lembar tagihan (print bill) sudah diberikan kepada tamu dengan memasukkannya di bawah pintu untuk keberangkatan tamu di pagi hari keesokan harinya. Hal ini untuk mempermudah tamu dan mempercepat proses check-out, sebab tamu punya kesempatan untuk lebih dulu memeriksa bill-nya.
Pada saat pengembalian ke dalam verification letter, sudah terlampir Express Check-out Form yang harus diisi tamu. Di sini juga tercantum jam check-outnya.
h.2. Normal Check-out
Normal Check-out terjadi ketika tamu memerlukan pembayaran tepat pada waktu check-out. Dengan begitu, tamu bersangkutan tidak dibebani biaya tambahan karena terrlambat check-out.
h.3 Self Check-out
Self Check-out terjadi saat tamu dapat melakukan check-out sendiri tanpa bantuan petugas. Cara check-out ini menggunakan mesin check-out (automatic bank teller).
Tamu dapat memeriksa sendiri jumlah tagihannya. Bila sudah setuju langsung dapat di nol-kan (zero balance). Sayangnya check-out sendiri ini hanya dapat digunakan dengan alat pembayaran kartu kredit.
i. Tagihan yang tidak terbayar
Seberapapun telitinya seorang kasir dalam bekerja untuk memasukkan tagihan tamu dan lain sebagainya tetap saja akan ada sejumlah tagihan yang tak terbayar tamu. Masalah tersebut biasanya terjadi pada saat-saat terakhir menjelang tamu meninggalkan hotel. Yang biasanya menjadi tagihan susulan adalah pemakaian minibar dan telepon, sementara sistem di hotel belum otomatis.
j. Pengumpulan Account
Hal-hal yang menyangkut pengumpulan account di antaranya :
• Memasukkan tagihan kartu kredit pada perusahaan kartu kredit
• Pembayaran langsung yang bersifat perorangan atau ditagihkan pada perusahaan
• Account dari travel agent ditagihkan pada perusahaan bersangkutan
• Bad check account tamu-tamu yang menggunakan personal cheque namun ditolak karena tidak berlaku
• Skipper accoynts adalah tagihan dari tamu yang meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan transaksinya terlebih dahulu.
• Tamu-tamu yang menolak tagihan karena merasa tidak melakukan transaksi seperti yang dimaksud
• Reservasi yang dijamin dimasukkan ke dalam no-show guest
• Late charges account adalah tagihan-tagihan yang terlambat dan tamu sudah check-out
• House accounts digunakan untuk tujuan promosi.
Semua yang disebutkan di atas merupakan sesuatu yang tipikal dari City Ledger.
Penagihan terhadap tamu hotel dengan kuintansi tagihan biasanya melalui beberapa tahap. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui kapan tagihan akan dibayar, lamanya waktu pembayaran sejak ditagih dan bagaimana cara menghubungi tamu yang tagihannya belum terbayar.
Inilah yang dimaksud dengan account aging, yaitu batas waktu dan tahap-tahap penagihan. Biasanya jarak waktu pembayaran adalah tiga puluh hari setelah transaksi dibuat. Namun ada pula yang memberi kelonggaran hingga tiga bulan atau 120 hari.